Level 1 — Foundation: Office Administrator

6 subjects · Duration approximately 18 months

1. Business and Office Administration 1 (BOA1)

• Reception and professional telephone etiquette

• Customer service and visitor management

• Mail handling and business correspondence

• Records management and filing

• Typing, computer basics and business documents

• Office safety and security procedures

2. Bookkeeping to Trial Balance (BKTB)

• Source documents and double-entry bookkeeping

• Journals, ledgers and trial balances

• Cashbook and bank reconciliations

• Debtors, creditors and VAT fundamentals

• Basic financial statement preparation

3. Business Literacy (BUSL)

• Business writing and spoken communication

• Numeracy, percentages, ratios and interest

• Workplace data and business calculations

• Professional conduct and work readiness

4. Marketing Management and Public Relations (MMPR)

• Marketing principles and customer needs

• The marketing mix and promotional planning

• Public relations and business communication

• Customer service and marketing plans

5. Business Law and Administrative Practice (BLAP)

• Business law and legal principles

• Administrative procedures and professional conduct

• Business documents, records and compliance

• Administrative responsibilities and workplace practice

6. Cost and Management Accounting (CMGT)

• Cost classification and inventory control

• Budgeting and overhead allocation

• Job, process and contract costing

• Cost control and basic financial management

Expected outcome: Students can perform reception duties, handle office correspondence, maintain records, support bookkeeping and assist with routine administration. 

Level 2 — Intermediate: Senior Office Administrator

3 additional subjects · Approximately 9 additional months

7. Business and Office Administration 2 (BOA2)

• Advanced reception and office procedures

• Filing systems and records management

• Office equipment and ergonomics

• Travel, meeting and event arrangements

• Banking, cash control and information manuals

• Office self-management and customer queries

8. Human Resources Management and Labour Relations (HRLR)

• Recruitment, selection and induction

• Employee records and HR administration

• Performance and compensation management

• Employment relations and labour legislation

• Occupational health and safety

• Employee development and workplace conduct

9. Economics (ECON)

• Basic economic principles and systems

• Supply, demand and market behaviour

• Inflation, unemployment and economic growth

• Government, monetary policy and international trade

• Economic trends and their effect on businesses

Expected outcome: Students can coordinate more complex office functions, support HR administration and contribute to operational reporting. 

Level 3 — Advanced: Office Manager

3 additional subjects · Approximately 9 additional months

10. Business and Office Administration 3 (BOA3)

• Office supplies, stock control and procurement

• Petty cash and basic internal controls

• Customer satisfaction and service standards

• Office procedures and business structures

• Workplace development and employment conditions

• Administrative supervision and accountability

11. Financial Statements (FNST)

• Accounting adjustments and year-end procedures

• Financial statements for sole proprietors and partnerships

• Depreciation and asset accounting

• Internal financial reporting

• Cash flow preparation and interpretation

12. Management (MGMT)

• Planning, organising and controlling

• Leadership and motivation

• Management decision-making

• Organisational communication and development

• Information management and performance monitoring

• Business environment and contemporary management challenges

Expected outcome: Students develop the knowledge needed to coordinate office teams, manage supplies and records, support financial administration, and monitor office performance.